Office Manager till ett växande företag i Stockholm

SNABBFAKTA Arbetstider: 08.00 - 16.30 Ort: Centrala Stockholm Startdatum: Omgående Uppdragslängd: 6 månader med chans till förlängning Anställningsform: Särskild visstidsanställning

DIN FRAMTIDA ARBETSPLATS

Vill du vara med från början och sätta din prägel på ett helt nytt kontor? Nu söker vi för vår kunds räkning en engagerad och självgående Office Manager som vill ta ett helhetsansvar för att skapa en trivsam, professionell och välfungerande arbetsplats.

Du blir en del av ett väletablerat företag som befinner sig i en spännande utvecklingsfas. I samband med etableringen av ett nytt kontor söker de nu en person som vill ta ägarskap över kontorets dagliga drift och vara den självklara navet i verksamheten. Här får du möjlighet att bygga upp strukturer, skapa rutiner och bidra till en arbetsmiljö där både medarbetare och besökare känner sig välkomna.

Det här är en roll för dig som uppskattar variation, gillar att ligga steget före och trivs med att kombinera administration, koordinering och praktiska arbetsuppgifter. Du kommer att arbeta nära verksamhetens ledning och ha en viktig funktion i att skapa förutsättningar för att organisationen fungerar smidigt.

HUR SER EN VANLIG DAG UT?

Du börjar dagen med att säkerställa att kontoret är redo att ta emot både kollegor och besökare. Kaffemaskinen är påfylld, konferensrummen är i ordning och du har redan hunnit följa upp några leverantörer och planera dagens leveranser. Under dagen växlar du mellan administrativa uppgifter, kontakt med fastighetsägare och leverantörer, koordinering av olika projekt och att stötta verksamheten där behov uppstår.

Under den första tiden kommer du dessutom att ha en central roll i företagets flytt till nya lokaler och samordna det löpande arbetet kring den ombyggnation som pågår. Du blir den sammanhållande länken som ser till att verksamheten fortsätter fungera smidigt även under förändringsresan.

I rollen ingår bland annat att:

• Ansvara för den dagliga driften och utvecklingen av kontoret.

• Säkerställa att kontor, kök, konferensrum och gemensamma ytor alltid håller en hög standard.

• Ta emot besökare och skapa ett professionellt och välkomnande första intryck.

• Hantera post, beställningar, felanmälningar och övrig kontorsadministration.

• Samordna leverantörer, fastighetsägare och externa servicepartners.

• Ansvara för kontorsmaterial, förbrukningsvaror samt koordinering av lokalvård och fastighetsservice.

• Hantera avtal, fakturor samt administration kopplad till kontorsdriften.

• Ansvara för passersystem, nycklar och den praktiska säkerheten på kontoret.

• Samordna flytten till företagets nya kontor samt koordinera kontakter med entreprenörer och leverantörer under ombyggnationen.

• Stötta ledningen med administrativa och koordinerande uppgifter.

• Ansvara för den praktiska onboardingen av nya medarbetare.

• Planera och koordinera interna möten, konferenser och event.

• Vara kontaktperson gentemot IT och säkerställa att den tekniska kontorsmiljön fungerar.

• Bidra till ett systematiskt arbete kring arbetsmiljö, brandskydd och säkerhet.

VEM ÄR DU? 

Du är en person som trivs med att ta ansvar och som motiveras av att skapa struktur och ordning omkring dig. Du ser det som en självklarhet att ta egna initiativ och har en naturlig känsla för service, kvalitet och detaljer. Du uppskattar en varierad vardag där ingen dag är den andra lik och har lätt för att växla mellan strategisk planering och praktiskt genomförande.

Eftersom rollen innebär ett stort eget ansvar söker vi dig som är trygg i att fatta egna beslut, har hög integritet och arbetar med stor professionalism. Du är prestigelös, lösningsorienterad och tycker om att hjälpa andra.

Vi ser gärna att du har:

• Erfarenhet som Office Manager, Office Coordinator eller i en liknande roll.

• Erfarenhet av att ansvara för kontorsservice och administration.

• Erfarenhet av leverantörskontakter och koordinering.

• God systemvana.

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du även har:

• Erfarenhet av kontorsetableringar eller kontorsflyttar.

• Erfarenhet av att stötta ledningsgrupper eller chefer administrativt.

• Kunskap inom arbetsmiljö, SBA eller säkerhetsarbete.

Då verksamheten hanterar känslig information kommer du att arbeta i en miljö där integritet, diskretion och säkerhet är en självklar del av vardagen. Rollen kan därför komma att omfattas av en säkerhetsprövning.

VAD ERBJUDER VI?

Som anställd på Inte Bara Post Bemanning får du en konsultchef som blir ditt bollplank och coach under hela anställningen. Som konsult blir du också en del i vårt konsultnätverk RPB Insights. RPB Insights ger dig utbildning och utveckling i form av föreläsningar, workshops, nätverksträffar och andra sociala tillställningar. Det ger dig också en möjlighet att träffa andra konsulter. Vi erbjuder alla våra konsulter friskvård.

ÖVRIG INFORMATION

• Den här rekryteringsprocessen hanteras av Inte Bara Post Bemanning och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till oss. Du kommer att vara anställd av oss på Inte Bara Post Bemanning och blir uthyrd till vår kund.

• Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.

• I denna rekryteringsprocess utförs bakgrundskontroll och referenstagning.

• Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se. Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mail och länka gärna till annonsen.