Gruppadministratör buss, pendel & sjö

Vi söker nu en strukturerad och serviceinriktad gruppadministratör till ett långsiktigt uppdrag inom kollektivtrafik och investeringsprojekt i Stockholm. Rollen passar dig som trivs med många kontaktytor, varierande administrativa arbetsuppgifter och ett högt tempo där struktur, framförhållning och god prioriteringsförmåga är avgörande.

Om uppdraget

Som gruppadministratör kommer du att stötta en projektgrupp som ansvarar för flera större investeringar inom bland annat buss, pendeltåg, depåer, terminaler och elektrifiering.

Du fungerar som gruppens administrativa nav och arbetar brett med bland annat behörigheter, dokumenthantering, diarieföring, fakturor, budgetuppföljning, konsultadministration och onboarding.

Arbetet är till viss del händelsestyrt, vilket innebär att du behöver kunna växla mellan olika arbetsuppgifter och snabbt prioritera om när verksamhetens behov förändras.

Arbetsuppgifter

• Vara gruppens huvudadministratör i passersystem och hantera bland annat registrering av uppdrag och behörigheter
• Stödja projekten med löpande diarieföring
• Administrera dokumenthanteringssystem, inklusive behörigheter och mappstrukturer
• Stödja administrativa delar vid större projektmoment och projektöverlämningar
• Administrera åtaganden och SOW
• Ta emot och fördela fakturor
• Följa upp budget och administrera utökningar vid behov
• Hantera konsultavrop, förlängningar och förändringar av befintliga konsultuppdrag
• Genomföra onboarding, exempelvis beställning av behörigheter och hårdvara
• Hantera administrativa beställningar, informationsflöden och uppföljningar
• Samverka med projektmedlemmar, interna funktioner och externa parter
• Bidra till att förbättra administrativa rutiner, processer och arbetssätt

Obligatoriska krav

Vi söker dig som har:

• Som lägst gymnasieexamen
• Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet
• Minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines och prioritet
• Minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration
• Minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, uppföljning eller dokumentation
• Erfarenhet från minst ett uppdrag eller en anställning där du har identifierat, föreslagit och genomfört förbättringar i administrativa arbetssätt, rutiner eller processer som bidragit till ökad effektivitet, kvalitet eller service
• Minst 3 års erfarenhet av Microsoft 365
• God förmåga att snabbt sätta dig in i nya administrativa system och digitala verktyg

Mervärdeskrav

Det är meriterande om du har:

• Minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare, exempelvis beställning av passerkort, behörigheter, dator, telefon eller annan utrustning

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen ser vi att du är:

• Ansvarsfull och initiativtagande
• Serviceinriktad och lösningsorienterad
• Strukturerad med god prioriteringsförmåga
• Självständig och van att driva dina arbetsuppgifter framåt
• Kommunikativ och tydlig
• Samarbetsorienterad och relationsskapande
• Flexibel och trygg i att hantera förändrade prioriteringar
• Intresserad av samhällsutveckling och kollektivtrafik

Du behöver trivas med att vara spindeln i nätet och ha förmågan att ligga steget före för att skapa struktur och underlätta för dina kollegor.

Viktigt

Uppdraget kan komma att placeras i säkerhetsklass, vilket innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kan bli aktuellt.

Uppdragsinformation

• Omfattning: 100 %, 40 timmar per vecka
• Plats: Kungsholmen, Stockholm
• Arbetsform: möjlighet till både arbete på plats och på distans utifrån verksamhetens behov och beställarens godkännande
• Sista ansökningsdag: 4 september 2026

Om Soros Consulting

Soros Consulting arbetar med kvalificerad konsultförmedling inom IT, teknik och verksamhetsutveckling. Vi matchar erfarna specialister med uppdrag där deras kompetens skapar tydliga resultat. Vårt fokus är kvalitet, långsiktighet och att skapa goda förutsättningar både för konsulter och uppdragsgivare genom tydlighet, professionalism och hållbara relationer.

Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!