Assistent till enhet Arenan

Ref: 20261847

Välkommen till avdelningen för ordinärt boende och enhet Arenan! Är du en driven och engagerad person som trivs i en varierad roll med många kontaktytor? Då kan det här vara tjänsten för dig.

Vi söker nu en assistent som tillsammans med två andra assistenter ger administrativt och praktiskt stöd till verksamheten. Här får du en viktig roll med både självständigt arbete och nära samarbete med kollegor och sektionschefer, samt möjlighet att bidra till utvecklingen av enhetens arbetssätt.

Arbetsuppgifter

Som assistent på enhet Arenan är du ett administrativt och praktiskt stöd till verksamhetens sektionschefer. Du ingår i ett team med två andra assistenter där ni tillsammans ansvarar för enhetens administrativa stöd och täcker upp för varandra utifrån verksamhetens behov. Dessutom deltar du i avdelningens nätverk för assistenter för samarbete och erfarenhetsutbyte.

Arbetsuppgifterna är varierande och omfattar bland annat personaladministration, hantering av anställningsavtal och schemaläggning. Du arbetar i Malmö stads interna system med registrering och administration av bland annat anställningar, närvaro och frånvaro. I rollen ingår även fakturahantering, beställningar, sammanställningar och andra vanligt förekommande administrativa arbetsuppgifter.

I rollen ingår även praktiska och lokalrelaterade arbetsuppgifter, exempelvis felanmälningar och kontakt med vaktmästare och externa leverantörer.

Tjänsten är gemensam för hela enhet Arenan och arbetet omfattar verksamheten på både Stadiongatan 10 och 40. Arbetsfördelningen inom assistentgruppen kan variera och anpassas utifrån verksamhetens behov.

I arbetet ingår även ärenden som innebär förflyttning mellan verksamheterna, vilket gör att du behöver kunna cykla.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har

• Gymnasial utbildning motsvarande 3 år
• Tidigare erfarenhet som assistent eller administratör
• God datorvana och förmåga att snabbt sätta sig in i nya digitala program och system
• Mycket goda kunskaper i svenska, i både tal och skrift
• Kan cykla

Meriterande om du har

• Erfarenhet av att ha arbetat i administrativa system, såsom fakturahantering, ekonomi- och personalsystem
• Erfarenhet av aktuella systemstöd såsom Hrutan, Lifecare, Medvind och Ekot
• Erfarenhet från vård- och omsorgssektorn
• Erfarenhet från kommunal verksamhet

För att passa i rollen som assistent hos oss på enhet Arenan behöver du vara strukturerad och självgående med förmåga att planera, prioritera och växla mellan olika arbetsuppgifter. Du är flexibel och lösningsfokuserad och har ett praktiskt förhållningssätt till de frågor som uppstår i verksamheten. Rollen innebär många kontaktytor och du behöver därför ha en god samarbetsförmåga samt vara serviceinriktad, lyhörd och tydlig i din kommunikation. Du värdesätter olikheter och har en god kulturell medvetenhet.

Om arbetsplatsen

Hos oss på Arenan ordinärt boende får du vara en del av en enhet som arbetar framåt med fokus på kvalitet, arbetsglädje och en god arbetsmiljö. Vi består av tretton sektioner fördelade på två resursområden och ansvarar för ett geografiskt område i västra Malmö. Vår arbetsplats ligger centralt på Stadiongatan 10 och 40, nära Eleda Stadion, med goda kommunikationer och närhet till både stad och grönområden.

Vi i Hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen är med våra ca 5 500 medarbetare Malmö stads näst största förvaltning. Vi har det samlade ansvaret för Malmös hemtjänst, vårdboende, mötesplatser, hemsjukvård och rehabilitering, och dess biståndshandläggning. Tillsammans skapar vi en dynamisk och framtidssmart organisation. En organisation som kan möta dagens behov och framtidens utmaningar. Med engagemang, nyfikenhet och hjärta gör vi vardagen enklare för tiotusentals Malmöbor. Följ vår spännande utveckling på http://www.malmo.se/jobb

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Tillsvidare

Omfattning: 100%

Antal tjänster: 1

Tillträde: Enligt överenskommelse.

Arbetstiden är förlagd dagtid, måndag till fredag.

Övrigt

Som kandidat rekommenderas du att kontrollera din skräppost under ansökningstiden, för att säkerställa att du inte missar svarsmejl från Malmö stad.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Malmö stad är ett finskt förvaltningsområde sedan 2015 och har därmed en skyldighet enligt minoritetslagen att informera om finska minoritetens rättigheter, erbjuda tjänster på deras modersmål samt skydda och främja deras språk och kultur. Odotamme innolla hakemustasi!

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

När du söker jobb hos oss kommer vi be dig att visa upp ett utdrag ur Polisens belastningsregister. Utdraget vi vill se är "kontroll av egna uppgifter" och du behöver själv begära ut det via en blankett som du hittar på polisens hemsida: http://bit.ly/polisens-blankett