Administratör till Omsorgsförvaltningen

Tillsammans ger vi vård och stöd till invånare som av olika skäl behöver det. I verksamheten ingår exempelvis särskilda boenden, socialtjänst, hemtjänst, personlig assistans och anhörigstöd. Vi sätter individen i fokus och har ett gott bemötande. Vi tar tillvara på önskemål från de vi finns till för och deras anhöriga. Med ett respektfullt och lyhört bemötande bygger vi trygghet och kvalitet i verksamheten.

Omsorgsförvaltningen söker en engagerad administratör som vill vara en viktig del av förvaltningens administration. Hos oss får du ett självständigt och omväxlande arbete där du har stort eget ansvar samtidigt som du arbetar nära en kollega och tillsammans stöttar hela förvaltningen.

Vi söker dig som trivs med att ha många kontaktytor, gillar ordning och struktur samt tycker om att hitta lösningar när utmaningar uppstår.

Om tjänsten

Tjänsten har ett huvudsakligt fokus på ekonomiadministration. Du ansvarar för ditt eget arbetsområde samtidigt som du tillsammans med din närmaste kollega säkerställer att hela den administrativa funktionen fungerar väl. Ni har varsitt huvudansvar men arbetar nära varandra och kan ersätta varandra vid frånvaro.

Arbetet är varierat och innebär både självständiga arbetsuppgifter och nära samarbete med kollegor, chefer och andra funktioner inom kommunen.

Arbetsuppgifter

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter omfattar bland annat att:

• Ansvara för hantering, granskning och kontering av leverantörsfakturor.
• Hantera kundfakturering inom vissa verksamhetsområden.
• Utreda och lösa avvikelser samt besvara frågor kopplade till fakturahantering.
• Ansvara för löpande ekonomiadministrativa arbetsuppgifter inom ditt ansvarsområde.
• Utreda avvikelser och felsöka ärenden kopplade till inköps- och fakturaprocessen samt bidra till att utveckla effektiva administrativa rutiner.

Utöver ditt huvudansvar bidrar du tillsammans med din kollega till att säkerställa ett professionellt och välfungerande administrativt stöd till omsorgsförvaltningens verksamheter. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat att:

• Ansvara för bemanning av receptionen på socialkontoret och ge ett professionellt bemötande till medborgare, besökare och samarbetspartners.
• Utföra verksamhetsadministrativa arbetsuppgifter med särskilt fokus på socialtjänstens verksamheter.
• Administrera förvaltningens officiella e-postbrevlåda samt ansvara för daglig posthantering.
• Hantera arkivfrågor och dokumenthantering.
• Samverka med avgiftshandläggare och vid behov ge stöd inom avgiftshandläggningsprocessen.
• Vid behov medverka i framtagning och sammanställning av statistik och underlag för återkommande rapportering och uppföljning.
• Bidra till utveckling, digitalisering och kvalitetssäkring av administrativa processer och arbetssätt.

Vem är du?

Vi söker dig som är en trygg och självgående administratör med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete. Du har lätt för att lära dig nya arbetsuppgifter och system och tycker om att utveckla arbetssätt när möjligheter finns.

Du är serviceinriktad och har ett professionellt bemötande, både gentemot kollegor och de medborgare du möter. Även när tempot är högt behåller du lugnet och arbetar strukturerat.

För att lyckas i rollen tror vi att du är:

• Självständig och ansvarstagande.
• Strukturerad och noggrann.
• Lösningsorienterad och initiativtagande.
• Flexibel och trivs med varierande arbetsuppgifter.
• Samarbetsinriktad med god social förmåga.
• Serviceinriktad och professionell i ditt bemötande.
• Intresserad av digitalisering och ständiga förbättringar.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller annat område som arbetsgivaren bedömer relevant, alternativt flerårig motsvarande arbetslivserfarenhet inom området.
• Erfarenhet av ekonomiadministrativt arbete, gärna inom offentlig verksamhet.
• Kompetens och erfarenhet av avgiftshandläggning
• God datorvana och lätt för att sätta dig in i nya digitala system.
• God förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• Kommunal verksamhet eller socialtjänst.
• Ekonomisystem och verksamhetssystem inom offentlig sektor.
• Arbete med digitalisering, förbättringsarbete eller utveckling av administrativa processer.

Övrig information och förmåner 

Urval och intervjuer sker kontinuerligt under ansökningsperioden.

Förmåner

Med Skara kommun som arbetsgivare får du ett friskvårdsbidrag, i många roller tillämpar vi flexibel arbetstid med goda möjligheter till distansarbete och tillitsbaserad ledning och styrning. Vi har under flera år arbetat strategiskt med hållbart yrkesliv, som betyder att vi kan erbjuda en arbetsplats där det finns goda utvecklingsmöjligheter, balans mellan fritid och arbete och hållbarhet genom hela arbetslivet. Vi förstår att kompetensutveckling är en viktig del för att du ska trivas i takt med samhällets förändringar. 

Om Skara kommun

I Skara kommun arbetar ungefär 1700 personer i många olika yrkesroller. Alla är viktiga för att vi ska kunna ge våra invånare så bra service som möjligt. Vi ansvarar för barnomsorg, skola och äldreomsorg, samhällsplanering, individ- och familjeomsorg, parker, kost, miljö, kultur, fritid och mycket mer. Vi arbetar tillsammans mot FN:s globala mål, som handlar om social, ekonomisk och miljömässig hållbarhet.  

Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes. Vi tar enbart emot ansökningar digitalt via vårt rekryteringsprogram Varbi. Använd knappen längst ned i annonsen. Har du skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen. 

I samband med rekrytering har du som arbetssökande rätt att få information om ingångslön, ingångslöneintervall och relevanta bestämmelser som gäller för den aktuella tjänsten, läs mer här. 

Vill du veta mer om Skara kommun, kan du hitta information på www.skara.se

Skara kommun är en del av Skaraborg, vill du veta mer om livet i Skaraborg, läs här Livet i Skaraborg